Privacyverklaring

Handelsnaam: Epine Services

Onderdeel van: Epine Group — www.epine.nl

Vestigingsadres: Burgemeester Keijzerweg 14, 3352 AR Papendrecht

KvK-nummer: 30136579

BTW-nummer: NL005934096B01

E-mailadres: support@epineservices.zendesk.com

Telefoonnummer: 078 641 64 10

Website: services.epine.nl

Epine Services verwerkt persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via ons contactformulier, per e-mail of telefonisch. Dit kunnen de volgende gegevens zijn:

• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam en functie
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adresgegevens
• Inhoud van berichten die u via ons contactformulier of e-mail stuurt
• IP-adres en browsergegevens (via onze website)

Epine Services verwerkt geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens, tenzij dit uitdrukkelijk noodzakelijk is en u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Epine Services verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Het beantwoorden van uw vragen en verzoeken via het contactformulier, e-mail of telefoon
• Het uitvoeren van een overeenkomst voor dienstverlening, zoals hosting, systeemintegraties, consultancy of onderhoud
• Het sturen van offertes en het onderhouden van zakelijk contact
• Het naleven van wettelijke verplichtingen
• Het verbeteren van onze website en dienstverlening op basis van geanonimiseerde analysegegevens

Wij verwerken uw gegevens alleen op basis van een geldige wettelijke grondslag: uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, of uw uitdrukkelijke toestemming.

Epine Services bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

• Contactformuliergegevens: maximaal 1 jaar na het laatste contact
• Klantgegevens in het kader van een overeenkomst: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht belastingdienst)
• Websiteanalysegegevens: geanonimiseerd, maximaal 26 maanden

Heeft u vragen over onze specifieke bewaartermijnen? Neem dan contact op via support@epineservices.zendesk.com.

Epine Services verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht (verwerkers), sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Zo zorgen wij ervoor dat uw gegevens even zorgvuldig worden behandeld als door ons zelf.

Derden waarmee wij kunnen samenwerken zijn onder meer:

• Zendesk — voor afhandeling van supporttickets
• Hostingpartners — voor de technische infrastructuur van onze diensten
• Softwareleveranciers zoals Unit4 en Exact — voor de uitvoering van specifieke klantoplossingen

Epine Services geeft geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij dit noodzakelijk is en passende waarborgen zijn getroffen conform de AVG.

Epine Services neemt de beveiliging van uw persoonsgegevens serieus en treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, misbruik of ongewenste wijziging. Onze maatregelen omvatten onder meer:

• SSL-encryptie (HTTPS) op onze website
• Toegangsbeveiliging tot systemen op basis van het need-to-know principe
• Gebruik van beveiligde en versleutelde communicatiekanalen
• Regelmatige controle en evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen

Vermoedt u dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van misbruik? Neem dan direct contact met ons op via support@epineservices.zendesk.com of 078 641 64 10.

De website services.epine.nl maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die worden opgeslagen in uw browser wanneer u onze website bezoekt.

Functionele cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van de website, zoals het onthouden van uw voorkeursinstellingen. U kunt deze cookies niet uitschakelen zonder de werking van de website te beperken.

Analytische cookies

Wij maken gebruik van Google Analytics om het bezoekersgedrag op onze website te analyseren. De verkregen informatie wordt gebruikt om onze website en dienstverlening te verbeteren. Wij hebben Google Analytics zo geconfigureerd dat IP-adressen worden geanonimiseerd en de gegevens niet worden gedeeld met derde partijen.

Cookies uitschakelen

U kunt cookies uitschakelen via de instellingen van uw internetbrowser. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van cookies de werking van bepaalde functionaliteiten van onze website kan beperken.

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Recht op rectificatie — u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering — u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens
• Recht op beperking van de verwerking — u kunt verzoeken om tijdelijke beperking van de verwerking
• Recht op dataportabiliteit — u kunt uw gegevens in een gangbaar formaat opvragen
• Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens
• Recht om toestemming in te trekken — indien verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken

Om gebruik te maken van een van bovenstaande rechten, kunt u contact met ons opnemen via support@epineservices.zendesk.com. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken. Wij kunnen u vragen om uw identiteit te bevestigen voordat wij uw verzoek in behandeling nemen.

Heeft u een klacht over de manier waarop Epine Services met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op. Wij lossen uw klacht graag samen met u op.

Komt u er niet uit met ons? Dan heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van privacybescherming in Nederland.

Website Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Epine Services behoudt het recht deze privacyverklaring te wijzigen. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen. De meest actuele versie is altijd te vinden op services.epine.nl/privacy.

Bij wezenlijke wijzigingen stellen wij u hiervan op de hoogte via e-mail of een melding op onze website.