Privacyverklaring

Handelsnaam: Epine Services

Onderdeel van: Epine Group — www.epine.nl

Vestigingsadres: Burgemeester Keijzerweg 14, 3352 AR Papendrecht

KvK-nummer: 30136579

BTW-nummer: NL005934096B01

E-mailadres: support@epineservices.zendesk.com

Telefoonnummer: 078 641 64 10

Website: services.epine.nl

Epine Services verwerkt persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via ons contactformulier, per e-mail of telefonisch. Dit kunnen de volgende gegevens zijn:

• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam en functie
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adresgegevens
• Inhoud van berichten die u via ons contactformulier of e-mail stuurt
• IP-adres en browsergegevens (via onze website)

Epine Services verwerkt geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens, tenzij dit uitdrukkelijk noodzakelijk is en u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Epine Services verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Het beantwoorden van uw vragen en verzoeken via het contactformulier, e-mail of telefoon
• Het uitvoeren van een overeenkomst voor dienstverlening, zoals hosting, systeemintegraties, consultancy of onderhoud
• Het sturen van offertes en het onderhouden van zakelijk contact
• Het naleven van wettelijke verplichtingen
• Het verbeteren van onze website en dienstverlening op basis van geanonimiseerde analysegegevens

Wij verwerken uw gegevens alleen op basis van een geldige wettelijke grondslag: uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, of uw uitdrukkelijke toestemming.

Epine Services bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

• Contactformuliergegevens: maximaal 1 jaar na het laatste contact
• Klantgegevens in het kader van een overeenkomst: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht belastingdienst)
• Websitestatistieken zonder cookies: uitsluitend op totaalniveau, niet herleidbaar tot een persoon
• Gebruiksanalyse en sessieopnames, na toestemming: maximaal 12 maanden
• Vastlegging van uw cookiekeuze: 24 maanden

Heeft u vragen over onze specifieke bewaartermijnen? Neem dan contact op via support@epineservices.zendesk.com.

Epine Services verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht (verwerkers), sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Zo zorgen wij ervoor dat uw gegevens even zorgvuldig worden behandeld als door ons zelf.

Derden waarmee wij kunnen samenwerken zijn onder meer:

• Onze leverancier voor supporttickets
• Onze hosting- en infrastructuurpartners binnen de Europese Unie
• Onze leverancier voor websitestatistieken en gebruiksanalyse, binnen de Europese Unie
• Softwareleveranciers, uitsluitend voor zover nodig voor de uitvoering van een specifieke klantoplossing
• Ons platform voor klantbeoordelingen

Epine Services geeft geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij dit noodzakelijk is en passende waarborgen zijn getroffen conform de AVG.

Epine Services neemt de beveiliging van uw persoonsgegevens serieus en treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, misbruik of ongewenste wijziging. Onze maatregelen omvatten onder meer:

• SSL-encryptie (HTTPS) op onze website
• Toegangsbeveiliging tot systemen op basis van het need-to-know principe
• Gebruik van beveiligde en versleutelde communicatiekanalen
• Regelmatige controle en evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen

Vermoedt u dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van misbruik? Neem dan direct contact met ons op via support@epineservices.zendesk.com of 078 641 64 10.

Cookies zijn kleine bestanden die bij een bezoek aan onze website in uw browser worden opgeslagen. Wij gebruiken ze alleen waar dat nodig is. Voor alles wat niet strikt noodzakelijk is, vragen wij eerst uw toestemming via de cookiemelding die u bij uw eerste bezoek ziet.

Noodzakelijk — altijd actief. Deze opslag is nodig om de website te laten werken en om uw cookiekeuze te onthouden. Hieronder valt ook onze bezoekersstatistiek. Die plaatst geen cookies en slaat niets op uw apparaat op: bezoeken worden geteld via een tijdelijke, versleutelde aanduiding die wordt afgeleid uit uw IP-adres en browsertype en die kort daarna vervalt. Wij kunnen u daarmee niet identificeren en zien alleen totalen. Omdat er niets op uw apparaat wordt opgeslagen of uitgelezen, is hiervoor geen toestemming vereist; de grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een goed werkende website.

Statistieken en gebruikservaring — alleen met uw toestemming. Wij meten hoe bezoekers onze website gebruiken en leggen een beperkt aantal bezoeken vast als opname, zodat wij zien waar mensen vastlopen. Wat u in formuliervelden typt, wordt daarbij afgeschermd en niet vastgelegd. Deze gegevens worden verwerkt binnen de Europese Unie.

Externe content — alleen met uw toestemming. Onze klantbeoordelingen worden getoond via het platform waar die beoordelingen staan. Dat platform kan daarbij een cookie plaatsen. Geeft u hiervoor geen toestemming, dan laden wij die widget niet en tonen wij in plaats daarvan een gewone link naar onze beoordelingen.

Wij plaatsen geen advertentiecookies, maken geen profielen voor advertentiedoeleinden en delen geen gegevens met advertentienetwerken.

Uw keuze wijzigen of intrekken kan op elk moment via de link Cookie-instellingen onderaan iedere pagina. Hieronder staat welke cookies wij precies gebruiken.

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Recht op rectificatie — u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering — u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens
• Recht op beperking van de verwerking — u kunt verzoeken om tijdelijke beperking van de verwerking
• Recht op dataportabiliteit — u kunt uw gegevens in een gangbaar formaat opvragen
• Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens
• Recht om toestemming in te trekken — indien verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken

Om gebruik te maken van een van bovenstaande rechten, kunt u contact met ons opnemen via support@epineservices.zendesk.com. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken. Wij kunnen u vragen om uw identiteit te bevestigen voordat wij uw verzoek in behandeling nemen.

Heeft u een klacht over de manier waarop Epine Services met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op. Wij lossen uw klacht graag samen met u op.

Komt u er niet uit met ons? Dan heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van privacybescherming in Nederland.

Website Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Epine Services behoudt het recht deze privacyverklaring te wijzigen. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen. De meest actuele versie is altijd te vinden op services.epine.nl/privacy.

Bij wezenlijke wijzigingen stellen wij u hiervan op de hoogte via e-mail of een melding op onze website.

Klanten van Invoice Intelligence leveren facturen bij ons aan ter verwerking. In die facturen kunnen persoonsgegevens voorkomen, bijvoorbeeld van contactpersonen bij leveranciers. Epine Services verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van en volgens de instructies van de klant. De klant is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke; Epine Services treedt op als verwerker. Wij leggen dit vast in een verwerkersovereenkomst die onderdeel is van de dienst.

De verwerking vindt plaats binnen de Europese Unie. De modellen die facturen uitlezen draaien op eigen apparatuur in Nederland; wij sturen facturen niet naar externe AI-platforms. Afspraken over bewaartermijnen, beveiliging en het inschakelen van subverwerkers staan in de verwerkersovereenkomst.